اصطلاح بوروکراسی به سازمانی پیچیده اشاره میکند که دارای سیستمها و فرایندهای چندلایه و سلسهمراتبی است. سیستمها و رویههای بوروکراتیک سرعت تصمیمگیری را کاهش میدهند. فرایندهای بوروکراتیک برای حفظ یکنواختی و کنترل در سازمان طراحی شدهاند.
بوروکراسی برای توضیح روشی است که در ساختار دولتها و شرکتهای بزرگ استفاده میشود. همچنین بوروکراسی در اداره قوانین و مقررات نهادها (تنظیمگری)، بهویژه واحدهای تجاری، نقشی حیاتی دارد.
چگونه یک بوروکراسی کار میکند؟
بسیاری بوروکراسی را معادلِ زیادِکاری، خودسری و ناکارآمدی میدانند. مردم اغلب بوروکرات (دیوانسالار)، بوروکراتیک (رویههای دیوانسالارانه) و بوروکراسی را با بارِ معنایی منفی و منتقدانه استفاده میکنند. برای مثال، گاهی گمان میشود که وقتی کسی را بوروکرات خطاب میکنیم لزوما منظورمان مامورهای دولتی است، با اینکه تدقیق در بوروکراسی به ما نشان میدهد که «فرایندها مهمتر از کارایی» است. یکی از کاربردهای رایج لفظ بوروکراسی با بارِ معنایی مثبت، ممکن ساختن ناممکنها با توسل به رویههای از پیش موجود است.
اما راهی میانه نیز برای نگاه به بوروکراسی وجود دارد. از دیدگاه ساختاری، ساختارِ بوروکراتیک ریشه گرفته از تلاشی است برای سامان دادنِ سازمانها از طریق سیستمهای بسته. این سیستمها با رسمیبودن و تصلبِ خود، کاری میکنند تا نظم شکل بگیرد. شاید مشخصترین وجۀ تمایز ساختاری بوروکراتیک این باشد که استفاده از رویههای سلسلهمراتبی را جایگزین تصمیمات فردی و مستقل میکند.
یک بوروکرات فرضهایی در مورد سازمان و نحوه عملکرد آن، دارد. یکی از آن فروض این است که آن نهاد نمیتواند مانند یک سیستم باز عمل کند، زیرا یک ساختار بوروکراتیک بسیار پیچیده است و با نااطمینانیهای بسیاری برای بقا مواجه است؛ بدین علت نمیتواند ساختاری باز داشته باشد. به جای یک سیستم باز، بوروکراسی باید با سیستمی بسته داشته باشد که با بازنگریها و اصلاحات منطقی اجرا و دنبال شود.
تقابل بوروکراسی با حکمرانی و ساختارهای دولتی
بوروکراسی را نباید همان حکمرانی یا ساختار ادارات دولتی دانست. به بیانی دیگر، برخی ساختارهای دولتی بوروکراتیک نیستند و برخی ساختارهای بوروکراتیک، دولتی نیستند. پس چه تفاوتی در میان است؟ تمایز در اهداف هر سیستم نهفته است.
بوروکراسیها صحتِ فرایندها را بدون توجه به شرایط یا اهدافِ خاص را تضمین میکنند. حکمرانی شامل فرآیندها، رویهها و سیستمهایی است که توسط یک سازمان برای پیادهسازی موارد ذیل استفاده میشود:
- تصمیمگیری
- انتصاب و تعیین تصمیمسازان
- نظارت
- جمعآوری دادهها و تهیه گزارش عملکرد
از سوی دیگر، یک اداره، منابع سازمان را به سوی یک هدفِ مشخص مانند کسب سود یا ارائه یک خدمت هدایت میکند. در هر ساختار مجزا از هدفِ آن میتوان رویه یا رویههای بوروکراتیکی را سامان داد.
در جوامع صنعتیِ مدرن، دو نوع بوروکراسی، یک نوع بوروکراسی شرکتهای خصوصی و نوع دیگر بوروکراسی نهادهای نظارتیِ دولتی وجود دارد. هرگاه یک بوروکراسیِ دولتی برای تنظیمگری فعالیتهای تجاری ایجاد گردد، در درون شرکتهای خصوصی نیز یک ساختار بوروکراتیک ایجاد میشود تا دچار نقض قوانین دولتی نشوند.
نقدهایی بر بوروکراسی
ساختارهای بوروکراتیک با نگاهِ گذشتهنگر خود تلاش میکنند فرایندهایی را شناسایی کنند که در گذشته به خوبی کار کرده اند. این دیدگاه گذشتهنگر، باعث درگیری ساختارهای بوروکراتیک با کارآفرینان و نوآورانی میشود که نگاهی آیندهنگر دارند و تلاش میکنند راههایی که برای بهبود فرایندها مفید است را شناسایی کنند.
برای مثال از فرآیندهای چابکی میتوان نام برد که از طریقِ فرآیندی تکرارشونده با خودساماندهی و مسئولیتپذیری بهبود مییابند. به مرور زمان، یک بوروکراسیِ صلب از طریق تعیین رویههای بوروکراتیک کارایی عملیاتی را کاهش میدهد. این مهم به ویژه در مقایسه با سازمانهای رقیب که یک بوروکراسیِ عریض و طویل ندارند، موضوعیت پیدا میکند. از دسترفتن کارایی و بهرهوری در شرایطی که بوروکراسی به نحوی سازمانیافته است که مستقل از رقابتهای سیاسی به فعالیت خود ادامه دهد نیز، نمود بیشتری دارد.
نمونههایی از بوروکراسی
بوروکراسی را در گوشهوکنار زندگی میتوان یافت. محلکار، مدرسه، دولت و…، همه معمولا دارای ساختارهای سلسهمراتبی اند که افراد را بر اساس لیاقت و شایستگی (یا اینگونه هست یا اینگونه فرض میکنیم) رتبهبندی میکنند.
جیمز ال. هسکت در مقالهای که در HBR (هاروارد بیزینس ریویو) منتشر شده است، سوالی مطرح میکند: آیا بوروکراسی در مشاغل دولتی/خصوصی، چیز خوبی است؟ این مقاله بوروکراسی را به عنوان نهادهایی صورتبندی میکند که قوانین و رویههای تصمیمگیری را جایگزین تصمیمسازیهای فردی کرده است. در این راستا در این مقاله آمده است: «آنها (ساختارهای بوروکراتیک) برای تعمد یا تفکر ایجاد نشده اند.» با توجه به نظرات همکاران این مقاله، «بوروکراسیها برای اشاعه قدرت افراد راس هرم کاربرد دارد.»
برخی از نویسندگان این مقاله که به عنوان مقامات دولتی فعالیت داشتهاند علی رغم نگاه نقادانه بالا از نقش بوروکراسی دفاع میکنند اما توجه دارند و بیان میکنند که میتوان با اصلاح بوروکراسیها کاری کرد تا نهادهای مبتنی بر بوروکراسی برای کارمندان خود استقلال رای بیشتری را تضمین کنند. برخی دیگر با ارجاع به تجربه موفق قانون گلس استگال در سال 1933(Glass-Steagall Act of 1933) در ایالات، که بر اساس آن مقرراتی به منظور جداسازی بانکداری تجاری و سرمایهگذاری و همچنین برنامههای اجتماعی نیودیل (New Deal) به اجرا درآمد به دفاع از بوروکراسی پرداختند.
خواستگاه بوروکراسی
مفهوم بوروکراسی، مفهومی به نسبه قدیمی است و ریشۀ آن را میتوان به سلسۀ هان در چین بازگرداند. اما تفسیر مدرن از این ایده به قرن18 و فرانسه باز میگردد.
واژه «بوروکراسی»، واژهای مرکب است که ریشه لغویِ آن به فرانسوی و یونانی میرسد. این واژه از واژه فرانسوی bureau به معنای میز یا دفترِ کار و واژه یونانی kratein به معنای حکومت کردن تشکیل شده است. اولین استفاده رسمی از اصطلاحِ «بوروکراسی» به دوران پس از انقلاب فرانسه برمیگردد و این استفاده باعث اشاعه این واژه در سراسر جهان شد.
ماکس وبر، جامعهشناس آلمانی قرن نوزدهم، از اولین پژوهشگرانی بود که این اصطلاح را استفاده کرد و باعث افزایش ضریب نفوذ آن نیز شد. او مفهوم بوروکراسی را به معنای مثبت توصیف کرد و بوروکراسی ایدهآل را یک بوروکراسی کارآمد و عقلانی میدانست. به باور وبر، بوروکراسی ضمنِ وضوح بخشیدن به نقش افرادِ درگیر با آن، به محدود کردن اهداف اداری کمک میکند. از دیدِ وبر، بوروکراسی کلید فهم سرمایهداری است، زیرا به سازمانها این اجازه را میدهد که علی رغم تغییرات کادر، به فعالیت خود ادامه دهند.
بوروکرات کیست؟
اصطلاح بوروکرات به شخصی اشاره دارد که عضوی از یک ساختار بوروکراتیک است. این اصطلاح هم میتواند به شخصی از مقامات دولتی اشاره کند، هم به فردی با موقعیت فرادست در شرکتها، مانند مدیر اجرایی یا عضو هیئت مدیره در یک شرکت یا سازمان.
وجوه مثبت بوروکراسی
بوروکراسی به سازمانهای بزرگ اجازه میدهد تا فرآیندها را سادهسازی کنند تا سیستمها و فرآیندها نظم بگیرند. در ساختارهای بوروکراتیک مدیریت آسانتر میشود و از هرج و مرج کاسته میشود. بوروکراسیها علاقه دارند تعیین نقشها در سازمان مشخص شده باشد. در ضمن، این ساختارها تضمین میکنند با تمام افراد به یکسان برخورد شود و این بدان معناست که هیچ سوگیریای نسبت به برخورد با نهادهای مختلف موجود نمیباشد. برای مثال دولتها همه را وادار میکنند تا برای دریافت مزایایی، مانند وامهای دانشجویی، اوراق مشابه (و اغلب دستوپاگیر) را پر کنند.
وجوه منفی بوروکراسی
تا مادامی که مردم به اصلِ اساسیِ موجود در بوروکراسیها، ترجیح رویهها بر کارایی، به دیده منفی مینگرند، مهمترین نقدها به بوروکراسی مانا خواهد ماند. به زعم بسیاری از مردم قوانین و مدارک (کاغذبازیها) ممکن است تحت بوروکراسی انباشته شوند و فعالیتها ثمربخش نباشند. در نگاه بسیاری، بوروکراسی مانعی بر سر ایجاد کسبوکار است که باید از میان برداشته شود. سخت بودن و پیچیده بودن قوانین میتواند باعث شود که یک ساختار بوروکراتیک به نفع اغنیا سامان یافته باشد و ثروتمندان را بر فقرا ترجیح دهد.
ویژگیهای متمایز یک بوروکراسی
برخی از متداولترین ویژگیهای بوروکراسی این است که: یک بوروکراسی سلسهمراتبی است، مبتنی بر قاعده و قانونهاست، به صورت تخصصی به یک فعالیت خاص اختصاص دارد. سلسلهمراتبی بودن، روابط و مقیاسهای قدرت را مشخص میکند: کسانی که بیشترین قدرت را دارند، در راس هرم قرار دارند و کسانی با قدرت کم، در کف هرم قرار دارند. قاعدهها و قانونها به صورت کلی، رسمی تنظیم میشوند تا مشخص سازند که فرآیندها و عملکردها چگونه باید انجام شوند. تخصص مستلزم آن است که بوروکراتها آموزش دیده باشند تا به درستی بتوانند ذیل بوروکراسی به فعالیت بپردازند.
این مطالب توسط تیم دانشجویی پادکست سکه تهیه شده است و خالی از اشکال نیست، میتوانید در صورت تمایل در بهبود آنها کمک کنید.